Our Blog

MULTITASKING

Mitul productivitatii

Desi majoritatea persoanelor isi doresc sa fie capabile sa faca mai multe lucruri deodata, multe studii au demonstrat ca multitasking-ul genereaza de fapt pierderea a 20-40% din timp, in functie de cat de multe sarcini se doresc a se realiza. Principalul motiv pentru care multitasking-ul nu functioneaza este faptul ca oamenii nu se pot concentra suficient de mult pe mai multe sarcini deodata.
Cea mai mare problema a multitaskingului este faptul ca reduce calitatea muncii. In momentul schimbarii sarcinilor mintea se reorienteaza pentru a face fata noilor informatii, iar daca acest lucru se produce rapid, nu se poate obtine concentrarea maxima la fiecare reorientare, calitatea muncii avand de suferit. Un alt aspect negativ al multitasking-ului este influenta asupra nivelului de stres.

Identificarea tendintei de multitasking
Exista o serie de semnale-cheie in identificarea multitasking-ului:

  • Multe ferestre/pagini deschise in acelasi timp pe ecranul computerului.
  • Lipsa de atractie fata de sarcinile curente; probabilitatea de aparitie a multitasking-ului este mai mare in momentul in care se lucreaza la un proiect care nu va entuziasmeaza. Spre exemplu, realizarea unui fisier de analiza poate fi o sarcina neplacuta, fiind mult mai probabila verificarea frecventa a emailului sau orice alta activitate in detrimentul celei actuale.
  • Intreruperile frecvente pot genera, de asemenea, multitasking. De exemplu, atunci cand realizati bugetul departamentului iar un coleg va solicita sa raspundeti la o intrebare veti incerca in continuare sa redactati bugetul, dar in acelasi timp veti dori sa furnizati si raspunsul la intrebare.

Sistarea multitasking-ului
Eliminarea multitasking-ului se poate realiza printr-o serie de actiuni precum:

  • Planificarea structurata a zilei de lucru – stabilirea timpului specific pentru returnarea apelurilor telefonice, raspunderea la emailuri si pentru efectuarea sarcinilor curente (cercetari, analize, rapoarte);
  • Managementul intreruperilor – realizarea unui jurnal al persoanelor care intrerup cel mai mult si a urgentei solicitarilor. Ulterior colectarii datelor referitoare la intreruperi se abordeaza politicos dar convingator colegii, in vederea gestionarii si reducerii numarului intreruperilor.
  • Educarea modului de imbunatatire a atentiei – pentru a va putea concentra pe o singura sarcina, intr-un anumit interval de timp.
  • Rezistenta la factorii de deturnare a atentiei – de fiecare data cand doriti sa raspundeti la un email sau sa dati un telefon si de fapt trebuie sa realizati altceva, rezistati tentatiei si concentrati-va atentia asupra sarcinii pe care o aveati de realizat.

Dezvoltarea unor metode simple de protejare a atentiei – daca aveti un semnal sonor ce va avertizeaza atunci cand primiti un email, opriti-l! Astfel puteti rezista tentatiei de a va verifica Inbox-ul de fiecare data cand primiti un nou email.

  • Practicarea pauzelor de reconcentrare – de fiecare data cand realizati ca faceti multitasking opriti-va! Faceti o pauza de cinci minute pentru a va recastiga concentrarea si a reduce nivelul de stres.
  • Disciplina intreruperilor – sunt momente in care elemente urgente necesita rezolvare iar intreruperile nu pot fi evitate. In aceasta situatie, in loc sa incercati sa le rezolvati pe toate deodata, opriti si marcati sarcina curenta, inregistrati modul in care urmati sa mergeti mai departe si apoi ocupati-va de noua sarcina.
  • Recunoasterea pozitiei deconcentrate – daca va pierdeti concentrarea si va ganditi la altceva ghidati-va gandurile si concentrati-va atentia asupra sarcinii curente. Adesea, constientizarea momentului va poate ajuta sa va concentrati.

Prioritizare: concept si instrumente
Prioritizarea este abilitatea cheie de valorificare organizata si eficienta a eforturilor proprii si a eforturilor echipei. Prioritizarea poate fi realizata pe baza limitelor de timp, a profitabilitatii/beneficiului sarcinii de realizat ori pe baza presiunii de realizare a respectivei sarcini:

  • Prioritizarea pe baza valorii proiectului sau a profitabilitatii sunt probabil cele mai frecvente categorii de prioritizare.
  • Limitele de timp sunt importante atunci cand alte persoane depind de indeplinirea adecvata a sarcinii si, in special, atunci cand sarcina este esentiala intr-un proiect important.

Desi aceste abordari ale prioritizarii sunt adecvate in multe situatii, exista o serie de situatii speciale cand pot fi utilizate eficient instrumente de management al timpului, precum:

  • Analiza comparativa in perechi  este eficienta in situatiile in care criteriile de decizie sunt vagi, subiective sau inconsistente. Aceasta metoda ajuta la prioritizarea optiunilor prin compararea fiecareia cu celelalte.
  • Matricea analizei deciziilor  ajuta la prioritizarea sarcinilor atunci cand exista un ansamblu de factori ce trebuie avuti in vedere.
  • Matricea prioritatilor de actiune  este o diagrama ce permite compararea valorii sarcinii cu efortul pe care aceasta il necesita. Astfel, se pot identifica victoriile rapide si se pot evita sarcinile dificile ce consuma mult timp si genereaza efecte minime.
  • Matricea Urgentei vs Importanta: aceasta tehnica permite identificarea sarcinilor urgente sau importante si distingerea intre acestea pe baza unor cadrane de prioritate.
  • Matricea Ansoff si Matricea BCG : Matricea Ansoff permite prioritizarea oportunitatilor prin intermediul analizei riscurilor. Matricea BCG ajuta la prioritizarea oportunitatilor pe baza atractivitatii pietei si a abilitatii companiei de a valorifica acest avantaj.
  • Analiza Pareto:  ajuta la identificarea celor mai importante schimbari ce trebuie realizate. Aceasta presupune prioritizarea celor mai intalnite tipuri de probleme pentru care sunt necesare eforturi de rezolvare.

O buna prioritizare (un management atent si o reprioritizare a sarcinilor) poate aduce ordine in haos, reducand semnificativ stresul si generand rezultate eficiente.

Tags:

Show Comments (0)

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!