Our Blog

MANAGEMENTUL DE PROIECT IN DOMENIUL JURIDIC (MPJ) – UN CONCEPT NOU

Managementul de proiect reprezinta o abordare bine definita a gestionarii si controlului introducerii de noi initiative de dezvoltare a afacerii sau de schimbare organizationala. Controlul proiectelor necesita resurse semnificative de timp, abilitati bine definite si o mare atentie la detalii, managerii de proiect avand sarcina si responsabilitatea de a transforma un eveniment potential si nesigur, intr-o situatie concreta, palpabila, respectand un anumit cadru de timp si de resurse. Particularizand aceasta abordare in domeniul juridic, articolul prezinta informatii referitoare la:

  1. Conceptul de management de proiect in domeniul juridic
  2. Primul pas in managementul de proiect: identificarea managerului de proiect
  3. Implementarea managementului de proiect: etape si factori cheie de succes

Conceptul de management de proiect in domeniul juridic
Managementul de proiect este un instrument integrat in activitatea corporatiilor si a devenit important la nivelul firmelor de avocatura in contextul cresterii asteptarilor / exigentelor clientilor si a rolulului avocatilor in-house. In mediul de afaceri actual clientii solicita mai mult decat servicii juridice; acestia solicita consiliere pe mai multe paliere ale activitatii. In acest context managementul de proiect sprijina firmele de avocatura sa indeplineasca acest rol mai amplu intrucat genereaza o planificare mai eficienta, control al costurilor si alocarea resurselor.

Managementul de proiect in domeniul juridic reprezinta aplicarea conceptelor de management de proiect la cazurile juridice, abordand mecanismele practicarii dreptului si nu practicarea dreptului in sine.

Conceptul reprezinta o succesiune logica de activitati prin care o firma de avocatura si clientul sau colaboreaza pentru a conveni asupra unor obiective, a defini valoarea serviciului furnizat, a aloca resursele, a crea un buget realist si usor de inteles, folosind protocoale de comunicare transparente. MPJ permite tuturor persoanelor implicate cunoasterea atributiilor care le revin si a obiectivelor proiectului, reprezentand solutia pentru eficientizarea muncii in echipa in mediul juridic.

Primul pas in managementul de proiect: identificarea managerului de proiect

Avand in vedere restrictiile impuse de domeniul de activitate, managementul de proiect in domeniul juridic intra in atributiile avocatilor si nu ale managerilor de proiect, in firmele de avocatura majoritatea proiectelor fiind  coordonate de avocati.

Managerul de proiect in cadrul unei firme de avocatura colaboreaza cu avocati din toate ariile de practica si pune in aplicare instrumente de management pentru a se asigura ca problemele sunt rezolvate in mod eficient si in limitele bugetului adoptat, urmarindu-se realizarea obiectivului stabilit cu clientul.

Procesul de identificare a managerilor de proiect nu este unul facil, avand in vedere reticenta avocatilor in a-si asuma acest rol. Astfel, cei mai multi considera ca:

  • MPJ reprezinta o incarcatura suplimentara in activitate – un MPJ eficient organizeaza activitatea in cadrul unei firme prin aplicarea principiilor managementului de proiect traditional la mediul juridic.
  • In fapt, avocatii sunt deja manageri de proiect pentru ca:
    • gestioneaza cazurile si construiesc strategia acestora, participa la intalniri cu clientii;
    • discuta problemele financiare;
    • au termene limita si materiale de livrat.
  • Ar arata / s-ar simti incompetenti – pentru a depasi acest aspect avocatii trebuie sprijiniti printr-un proces continuu de pregatire si indrumare.

Pornind de la aceste considerente principalele trasaturi ale unui manager de proiect sunt urmatoarele:

  • Spiritul de echipa – un manager de proiect eficient stie: sa motiveze echipa in ansamblu si pe fiecare membru al acesteia; sa obtina maximul de performanta de la fiecare membru al echipei.
  • Simtul riscului – managerul de proiect trebuie sa fie capabil sa evalueze riscurile, nu sa le ignore, pentru ca a fi manager de proiect este un risc in sine, acela de a incerca ceva nou.
  • Capacitate de comunicare – un manager de proiect trebuie sa stie cum sa prezinte o situatie nefavorabila sau cum sa refuze in anumite circumstante.
  • Modestie – pozitia de manager de proiect nu trebuie privita ca fiind una de sef. O atitudine autoritara nu va genera efecte pozitive pe termen lung mai ales in cazul proiectelor care presupun compromisuri.
  • Capacitate de adaptare – in cadrul unui proiect apar elemente neprevazute (impuse de client sau de diferite situatii). Managerul de proiect trebuie sa se adapteze rapid acestor situatii.
  • Orientare catre client – scopul clientului este prioritar pentru un proiect. Toate celelalte obiective care apar in cadrul unui proiect trebuie privite ca parti ale unui puzzle, rolul managerului fiind acela de a privi situatia in ansamblu si de a urmari realizarea interesului clientului.

Scopul principal al MPJ este de a furniza servicii juridice clientilor si valoare. Insa, in MPJ valoarea nu este livrata numai clientilor ci si ariei de practica. Astfel, managerul de proiect va lucra pentru a dezvolta cursuri de formare si instrumente strategice cu privire la activitatea desfasurata si va contribui la diseminarea MPJ ca o buna practica.

Implementarea managementului de proiect: etape si factori cheie de succes
Implementarea managementului de proiect in cadrul unei arii de practica sau a unui proiect in derulare reprezinta un proiect in sine. Succesul managementului de proiect in domeniul juridic depinde de raspunsurile la 6 intrebari esentiale:
1. De ce ar trebui un avocat sa fie interesat de managementul de proiect? Ce isi propune sa rezolve managementul de proiect? Care este scopul managementului de proiect?
2. Ce este managementul de proiect in domeniul juridic (MPJ)? Care este diferenta intre managementul de proiect si MPJ si importanta acestuia pentru firmele de avocatura si departamentele juridice din cadrul companiilor?
3. Unde se deruleaza proiectul? Care este aria de practica?
4. Cine ar trebui sa fie implicat in implementarea managementului de proiect? Cine va avea initiativa in demararea proiectului?
5. Cand ar trebui implementat MPJ? Cat dureaza proiectul si ce economie de timp si bani se realizeaza?
6. Cum gestionati activitatea pe care o presupune?

Succesul in MPJ depinde de urmatorii 3 factori:

  • atitudine orientata catre managementul de proiect: concentrare, abilitati de comunicare, incredere, simt al umorului;
  • atitudine proactiva in acceptarea provocarilor;
  • mediu propice de implementare: furnizarea de cursuri de formare si pregatire profesionala si intelegerea faptului ca nu orice demers al unui manager de proiect incepator este obligatoriu reusit.

Implementarea MPJ in cadrul unei firme de avocatura necesita timp, procesul presupunand parcurgerea a 5 etape care se aplica in majoritatea situatiilor in care se implementeaza un nou stil de lucru:
1. Negare : prima reactie la introducerea unui nou stil de lucru este de negare: de ce avem nevoie de MPJ?
2. Manie:  in aceasta etapa implementarea MPJ trebuie tratata ca pe oricare alta problema de afaceri.
3. Negociere: adopt/ma pregatesc etc. numai daca ...
4. Depresie: implementarea unui nou sistem presupune intotdeauna un interval mai mare de timp. In aceasta etapa productivitatea scade datorita timpul alocat pentru dobandirea abilitatilor necesare in MPJ.
5. Acceptare: este etapa in care alte persoane din firma pot dobandi abilitati in domeniul MPJ si sa consolideze rezultatele obtinute. In aceasta etapa apar primele rezultate ale MPJ.

Avantajele implementarii MPJ in cadrul firmelor de avocatura:

  • simplifica si consolideaza aspectele de business ale domeniului juridic : timp, bani si valoare furnizata clientilor;
  • furnizeaza cadrul pentru imbunatatirea comunicarii cu clientii, inclusiv abordarea unor subiecte delicate sau a clientilor dificili;
  • reprezinta optiunea perfecta pentru modificarile pe care le parcurge domeniul juridic.

Clientii aleg firmele de avocatura in functie de capacitatea acestora de a aplica o abordare sistematica si disciplinata in management, care ofera mai multa valoare intr-un interval mai scurt de timp, in context; implementarea managementului de proiect in cadrul firmelor de avocatura devine o necesitate.

Implementat de o maniera eficienta managementul de proiect juridic poate produce schimbari semnificative in cresterea calitatii serviciilor furnizate, permitand companiei: cresterea numarului de clienti, imbunatatirea comunicarii cu clientii, sporirea gradului de retentie a clientilor, cresterea profitabilitatii, minimizarea riscurilor si sporirea valorii furnizate clientilor.

Tags:

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!